她的荷蘭轉職手記(三):履歷的一千零一頁

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擁有一份好的履歷是申請工作的第一步,也是關鍵的一步。這裏所謂好的履歷並不是指從世界排名優異學校畢業或曾在全球知名公司上班,而是履歷呈現的方式美觀又具有說服力,讓自己能順利拿到面試的機會。在我的電腦裡,有一個專門存放求職文件的資料夾,這裡大概有一千零一分份標著「姓名CV公司職位」 或 「姓名Cover Letter公司職位」的word和PDF文件檔,有些內容差距很大,有些只不過是數個字的不同。我將所有的檔案儲存起來,當投遞不同公司但相關的職務內容時,就會再次修改利用。

完勝履歷的三大要素
打造一份完勝履歷有三大要領,如果每項要領都有好好把握的話,絕對可以讓履歷更加吸睛:

  1. 使用關鍵字
    一份職缺開出之後,收到的履歷通常都會由公司的人資做第一關的篩選,以決定是否邀請應徵者來面試。對於熱門的公司或職位,有時會有數十甚至數百個應徵者,人資要在為數眾多的候選人中僅挑不到十人進入面試階段,可以想像平均只能花多少時間在判定一份履歷和所開職缺的適性程度。因此,使用關鍵字便是強化履歷通過審核階段的方法。在申請一份工作前,我會詳讀職位刊登的內容,圈出關鍵的「所需技能(hard skills)」、「軟實力(soft skills)」和「工作內容(responsibility)」,然後把這些關鍵字融入自己履歷的簡介和工作經驗裡。有時候為了增強關聯性,適度改變目前職位名稱是可以被允許的,例如我希望應徵online marketing的工作,但現任公司的職稱是marketing and communication manager,此時,我會考慮將職位改成online marketing and communication manager。只要你能講出工作內容和要應徵工作的正相關性,這即是讓人資第一眼辨別出該職缺與候選人兩者關聯度的關鍵。

    這項原則不只適用於特定公司開出的職位,也可用於一般的履歷。先寫下自己想強調哪些方面的專業或經驗,閱覽相關工作職位人士的履歷,參考他們的用字和所列舉的技能,再依照自己的狀況將這些關鍵字帶入履歷中。

  2. 履歷限制一頁
    一般人在撰寫履歷上常犯的錯誤便是把過去的學歷、工作經驗經驗、課外活動以及興趣等全部列出,訊息量又多又雜,讓雇主無法確定求職者的工作方向或和開出職缺的關聯性。早期我的履歷也是包山包海,再加上我每一階段的學經歷相差甚遠:大學讀俄文、在荷蘭修人文地裡碩士、實習去政策研究中心做分析師、後來轉任科技產業的產品經理;這種背景多元的履歷如果再包含交換學生、社團活動等內容,只會讓雇主覺得我沒有完全符合職缺的需求,自然的就進不到面試關卡。也因此,大部分的人力諮詢經理會建議將自己的工作經歷濃縮成一頁,並且挑出自己工作內容與應徵職缺的相關性,以關鍵字加以連結,這樣的履歷就有機會獲得注意。

    一頁履歷包含約3至5句簡短的自我介紹、語言能力、工作經驗、學歷等除了在視覺上就會有簡練明瞭的效果外,履歷想表達的內容也可以一目了然。塞太多的業餘經驗反而會弱化履歷的重點,讓面試者失焦。另外一種說法是十年一頁,所以十年以上工作經驗的,用兩頁履歷呈現不為過。

  3. 用數字量化經驗
    既然履歷都濃縮成一頁,當中的每一個句子都需達到正相關、吸眼球的使命,相比於形容詞,用數據呈現工作內容和表現可使雇主很快地掌握求職者的工作能力與對公司的貢獻。可以從金錢、時間和數量三個方面來發想,逐步量化工作上的成就與能力。常見的寫法有:
    A. 金錢:在過去哪些工作成果有幫雇主賺取更多的利潤或節省某方面的開支、掌控多少金額的預算、每個季度創造的收益。
    B. 時間:時間即是金錢,同樣一份工作,當你可以用更少的時間取得更多的成就,或著是簡化流程以提高效率,在雇主眼中的價值就相對提升。
    C. 數量:數量可包含走訪客戶的數量、管理團隊的大小、工作涵蓋的國家……等,提供具體的數量向雇主證明自己的能力。

履歷的格式
除了內容表達外,也別忘了花心思在履歷格式的編排。簡單、乾淨的排版也可以提升閱覽者對履歷的好感度。在這裡也推薦以下的網站,上面有超過1000種履歷範本提供下載,打造一份專業又美觀的個人履歷:
https://www.canva.com/templates/resumes/

一般履歷構成應要包含下列的資訊:

  1. 基本資料:姓名、電話、Email、地址和Linkedin連結應,可放在履歷的開頭或側邊欄位,讓人事經理可以立即辨別你的履歷並輕鬆聯絡你。
  2. 學歷:由最後得到的學位開始寫,記得包含畢業時間、科系和學校名稱,若有特殊表現如畢業成績優異或獎學金得主,可在此提及。
  3. 工作經驗:由最近的經歷開始向下寫起,包含職位、任職公司和在職時間,並以條列式和簡單的語句寫下工作內容與自己的貢獻,別忘了將上面提到的完勝履歷的三大要素融入其中。
  4. 技能:依照所申請工作的要求,列出語言程度、相關技能證照電腦能力等專長。這裡也可以包含幾點軟技能的關鍵字例如跨部門溝通、組織管理、應變管理……等,幫助人事經理了解你的專業和個人特質。
  5. 興趣、社團活動:除非和申請公司或職位要求有相關,這兩點並不是履歷上必要包含項目。例如公司是運動品牌便可提及自己從事的運動;若申請職位要求領導技能,可列出在社團擔任幹部的經驗。

必勝動機信的重點歸納
求職的另一個重要文件就是動機信(Cover Letter或motivation letter),這裡包含的是求職者對應徵工作的了解和熱忱,以及再次強調自己是這份職位的不二人選。一封架構清楚、文句順暢的動機信亦反映求職者的表達溝通能力佳。雖然在面試時一般主管都是著重於問履歷上看到的問題,好的動機信可以更進一步展現求職者的企圖心,讓自己在其他候選人中更加脫穎而出。動機信也是以不超過一頁為原則。一封完整的動機信包含三個段落:

  1. 第一段:開頭點出所申請的職位名稱,也可以簡短的提到是如何得知此份職缺,若是內部人士推薦,在此也可描述下引薦人的名字和職位。第一段的重點在於說明申請此份職位的目的。
  2. 第二段:第二段為動機信的核心,強調自己的優勢之並帶出可以為公司帶來的貢獻。相較於履歷用條列式的方式呈現工作經驗和成就,在動機信裡我會加強敘述履歷上所強調的重要技能,並且著重描寫申請的公司看重的軟實力(例如創造力、跨團隊文化溝通能力、工作奮發、危機處理能力……等),再以實際例子輔佐我的軟實力。另外,我也會在動機信裡提到描述我想進公司的特別原因,這間公司特別吸引我的地方以及我未來的規劃。
  3. 第三段:收尾時再度強調自己非常想要得到此份工作,感謝閱覽者的時間,並期待能有進一步的聯繫。

結語
履歷和求職信就是推銷自己的工具,目的在說服雇主自己不但是這職缺的最佳人選,還有辦法為公司創造更多的效益。每一份應徵工作的內容都不相同,履歷也要針對不同的公司和職位做變化。寫完履歷後,也別忘再三檢查文法、錯字和格式的一致性,如果有時間,請友人協助看過一遍也可以達到完善履歷的目的。

在具備吸睛履歷的要素後,就大膽投遞吧!接下來下一篇我將和大家分享履歷通過後的面試實戰經驗。

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