烏特勒支能源城市對話(上)–籌備三重點:吸引參加、安心討論、賦予責任

烏特勒支能源對話製作人拉斯.司喬托表示,城市對話的秘訣,在於具有「生產性」(generative)的問題。不只是鼓勵人們回答,還要能激起人們一連串的思考,而且想要跟別人討論這些想法。
(圖片來源:Utrechtse Energie!)‏
荷事生非先前曾介紹過,荷蘭第四大城烏特勒支(Utrecht)在2015年春天,曾集結165位市民花了三個週六的時間,討論、設計出一份讓烏特勒支在2030年前轉型為「碳中和」(carbon neutral)城市的能源轉型計畫(請見:烏特勒支能源政策之城市對話(1)-將城市能源轉型計畫交給市民規劃)。除了市政府和市民積極參與以外,計畫之所以能成功,還在於幕後兩大關鍵推手:總主持人拉斯.司喬托(Lars Schotel)和製作人艾瑞克.史邦斯(Eric Spaans)。
兩大關鍵推手:不懂能源的荷蘭歐巴
綜合說起來,拉斯.司喬托(Lars Schotel)和艾瑞克.史邦斯(Eric Spaans)兩人有不少共同點:都是2015年烏特勒支能源城市對話的大功臣、都是健談的荷蘭大叔、都熱愛自己的工作、也都對能源議題一竅不通。是的,你沒聽錯,能源城市對話的製作人與總主持人都是能源「麻瓜」!
     
左:2015能源城市對話總主持人艾瑞克.史邦斯(圖片來源:KaapZ

右:烏特勒支能源對話製作人拉斯.司喬托(圖片來源:publiekdomein
然而,他們的專業卻是籌辦能源對話不可或缺的關鍵。司喬托是烏特勒支市政府的資深管理顧問。和台灣行政體系不太一樣,荷蘭大型城市政府都設有「專案管理辦公室」(Projectmanagementbureau/ Project Management Office),承接各種市政計畫的協調、管理和諮詢工作。小城市雖無此編制,也會從企業或其他城市的專案管理辦公室聘請管理顧問。
2014年新市府團隊上台,專司能源、環境與交通的副市長蘿特.范.何冬克(Lot van Hooijdonk)把籌組能源城市對話的重任交給司喬托。該年10月起,一個約20人的跨部門團隊逐步成立,除了能源、住宅和交通部門,還囊括其他相關部門,如負責隨機抽樣的調查部門及兩位助理。「對這種計劃來說,大團隊是需要的,因為我們不知道最終能達成什麼,因此很不容易計畫,加上我們必須快速產出,人多會比較好辦事。」司喬托回想。
史邦斯則是專業審議協助機構「KaapZ」的資深討論帶領人,和強調公民參與的審議方式不同,KaapZ擅長讓多重利害關係人–不單是民眾,還包括專家、公務員、業者等,一起坐下來對共同的未來進行討論。被市府委託協助設計和引導能源城市對話的史邦斯直言:「所謂的對話,不是去租個會議場地、要求人們來參加、然後討論30分鐘而已。必須真的好好籌備,好好思考活動流程、如何讓討論順暢、和找到好的引導人,才會行得通!」
到底他們運用了哪些訣竅,打造出這場空前成功的城市對話呢?
善用專案管理技巧,推動跨部門合作
隨機抽出公民參加城市對話,而且談的是門檻很高的能源議題,對台灣公務員來說猶如「不可能任務」,其實對烏特勒支來說也是史無前例。除了從過去一些與民眾的對話活動汲取養分,司喬托更運用專案管理專業,以精實理論(Lean theory)的「Scrum」專案管理技巧,帶領跨部門團隊溝通與合作。
「這是一種讓流程運作得更好的技巧,能減少過程中的浪費,有助管理複雜計畫。」司喬托將這個技巧運用在能源城市對話的籌備計畫,成為團隊的工作模式。每星期固定一天的上午,團隊成員會聚在一起,討論手邊各項任務,例如:你能不能做到該做的事?需要其他人協助嗎?能如期完成嗎?如果有人覺得需要額外協助,可跟能幫忙的人預約時間討論、一起合作。
    Tip–Scrum專案管理技巧    
(影片來源:烏特勒支市政府Scrum介紹短片)

Scrum是種常見於軟體產品開發流程的動態管理技巧,司喬托將其中幾個步驟運用在城市對話籌備過程,包括:
(1) 先將需求分出的優先順序列成清單,稱為「product backlog」,亦即待辦事項;
(2) 接著從清單挑選出要處理的需求,決定如何將需求轉化成若干工作項目並討論如何執行。這個步驟就是「sprint planning」,討論出來的結果稱作「sprint backlog」;
(3) 定義出這些工作的完工標準(definition of done),確認各個項目的處理進度;
(4) 用「項目看板(Scrum board)」將工作細項歸類,分為:未開始、進行中、已完成等三類,按照完成進度調整。籌備過程中成員們也會不斷檢視進度、反省流程。

                                                             
籌備討論三重點:想來、好聊、有參與感
史邦斯是籌備團隊中唯一的非市府員工,但角色相當重要。「我的責任不是確保專業、高水準的討論內容,而是確保在場的每種知識都是必要的,並且能一起合作。」他以30年帶領團體討論的經驗,針對城市對話要進行的任務、參與者組成和活動架構提供建議,包括釐清對話的目標、依目標和任務屬性思考需要哪些人在場、怎麼進行、及安排外在環境。
他歸納籌備重點有三,首要任務就是「讓每個參與者都能真的投入在對話之中、都很想參與這些任務!」,讓每個參與者都能理解「為什麼要舉辦城市對話」。
要吸引民眾參加,司喬托認為「邀請信」是關鍵之一。好的邀請信須讓人覺得「好!這是我想討論的題目」、「這是可討論的題目」和「討論這議題合情合理」。因此,烏特勒支市府在邀請信的破題便開宗明義地說明:執政團隊面對氣候變遷的企圖心、為什麼需要具有雄心的能源計畫、並強調由市民決定是達成目標的最佳作法,再交代活動流程安排、可獲得什麼報酬等,讓民眾了解活動的重要性和內容,最後再放上報名和聯絡方式。
第二個重點是設計好活動架構。原先市府的設想是,第一天先來幾場演講,讓民眾了解能源轉型的目標,第二天發表幾個情境,最後一天再進行討論。(聽起來很熟悉?)
但史邦斯直言這行不通。他認為參與能源對話的165位民眾並非主動報名,而是隨機抽樣產生,必須先讓大家對這議題感興趣。因此他建議第一天應該要花大量的時間,讓彼此陌生的參加者互相學習,才能展開對話。於是活動的第一天,籌備團隊丟出一個簡單、但很好聊的問題:「如果2030年烏特勒支變成『碳中和』城市,你心中的街區、鄰里和整個城市是什麼模樣?」
「城市對話的秘訣,就在於具有生產性(generative)的問題!」司喬托解釋:「這種問題不只是鼓勵人們回答,還要能激起人們一連串的思考,而且想要跟別人討論這些想法。」具生產性的問題往往訴諸個人的生命經驗,正因為每個人都對這些問題都有各自的見解和體會,所以每個人的回答都可以被認可、而不是互相爭辯。
另一個訣竅,是政府必須展現誠意,在每個活動環節替參與者設想周到,讓他們覺得受歡迎和受重視。比方說,烏特勒支市府為參與民眾準備了寬敞舒適的空間,和很多美味的食物,這些細節看似瑣碎,卻功不可沒。史邦斯提醒,被找來參加活動的市民們,對環境、彼此和議題都很陌生,還得犧牲三個週六的休息時間,怎有辦法放鬆?所以籌辦團隊必須讓城市對話的空間環境舒適、讓人感到自在,不用擔心「我要做什麼?」「我要坐在哪裡?」「有咖啡喝嗎?」等小問題。當市民建立了安全感,對話才能順利進行。

小組討論的桌長、記錄、計時和發表人,皆由小組成員臨時自行選出,藉此讓參與者對過程負責。(圖片來源:Gemeente Utrecht ENERGIE Energieplan
最後一個重點,是設計出好的小組討論方式,設計邏輯是「賦權給參加者,讓他們也對整個過程負責」,並確保「討論桌上人人平等,沒有權威!」
對此,史邦斯說服市府放棄在每個小組外聘「專業桌長」的念頭,改由成員們自行推選桌長和其他工作人員:一個人留意討論過程(桌長)、一個人留意時間(計時)、一個人在海報紙上筆記(紀錄)、一個人發表海報紙上的成果(發表人)。小組發表成果時,再指派一位成員幫忙計時。如此一來,每個8人小組至少有一半成員,得負起讓對話過程順利進行的責任。一旦參加者對活動有責任感,參與熱情也會跟著提升。
也許有些人會問:讓臨時指派的素人來帶小組討論,真的可行嗎?烏特勒支經驗證明,這確實行得通。秘訣在於:讓桌長的任務很簡單,就是協助每位小組成員參與進行討論、不要離題。另一個祕訣則是反覆演練。史邦斯解釋,每一天的活動會有兩、三輪的小組討論,人們會開始熟悉小組的運作方式。所以第二輪、第三輪時,參加者很快就能自己行動,不需要再特別提醒該怎麼做。
經過半年的密集籌備,第一場烏特勒支能源城市對話在2015年3月和4月登場。三天活動獲得參與民眾97%的超高滿意度。究竟活動過程中要注意哪些眉角,才能確保對話成功呢?請看下回分解。

繼續閱讀烏特勒支能源城市對話(下)活動三心法:邊做邊學、善用技巧、破除行政慣性

參考資料
1. Open space technology 開放空間技巧
2. Scrum 專案管理技巧12
3. KaapZ and Future Search 短片
4. Future Search 精彩介紹短片(含葉門及菲律賓實例)
5. Future search network 探尋未來網絡
6. Marvin Weisbord 和 Sandra Janoff 專訪(KaapZ)影片:2分半精華36分完整版
7. 史邦斯推薦Future Search書單《Lead More, Control Less》(Berrett-Koehler Publishers, ISBN: 978-1-62656-412-1) &《Don’t Just Do Something, Stand There》(ISBN: 978-1-57675-425-2)

本文原刊載於低碳生活部落格,標題為《烏特勒支能源城市對話幕後訣竅大公開(上)籌備三重點:吸引參加、安心討論、賦予責任》,經同意轉登文章後增編內容,未經特定授權許可不得轉載。

 

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